Kapan bisnis Anda benar-benar butuh integrasi API

Sebagian perusahaan membayar puluhan juta untuk integrasi yang sebenarnya tidak dibutuhkan. Sebagian lain kehilangan lebih banyak setiap bulan karena menundanya.

Bedanya bukan besar-kecilnya perusahaan. Bedanya adalah apakah ada orang yang menghitungnya dengan angka.

Artikel ini akan membuat Anda menghitungnya sendiri. Kalau hasilnya tidak perlu, kami akan bilang tidak perlu — itu memang lebih menguntungkan bagi kami dalam jangka panjang.

Uji sendiri: tujuh pertanyaan, dua menit

Jawab dengan jujur. Hitung berapa yang Anda jawab "ya".

• Ada orang yang setiap hari menyalin data dari satu aplikasi ke aplikasi lain.
• Dua sistem menyimpan data yang sama, dan angkanya sering berbeda.
• Laporan bulanan harus disusun manual karena datanya tersebar di beberapa tempat.
• Pelanggan pernah menunggu, atau kecewa, karena stok baru diperbarui keesokan harinya.
• Pesanan dari toko online harus diketik ulang ke sistem kasir.
• Ada pekerjaan yang harus dikerjakan di luar jam kerja hanya karena sistem tidak saling terhubung.
• Anda pernah membayar lembur untuk pekerjaan yang sebenarnya bisa dikerjakan mesin.

Hasilnya: nol sampai satu "ya" — belum perlu, dan sebaiknya jangan mulai. Dua sampai tiga — mulai rencanakan satu alur saja. Empat atau lebih — Anda sudah membayar kerugiannya setiap bulan, tanpa menyadarinya.

Hitung kerugiannya, jangan dikira-kira

Angka di bawah ini sering mengejutkan, padahal hitungannya sederhana. Ambil satu orang yang pekerjaannya menyalin data, lalu hitung:

• Berapa jam per hari ia menghabiskan waktu untuk menyalin, bukan menganalisis?
• Berapa biaya satu jam kerjanya, termasuk gaji, tunjangan, dan lembur?
• Kalikan jam dengan biaya, kalikan 22 hari, kalikan 12 bulan.

Contoh: dua jam sehari, biaya tenaga kerja empat juta sebulan. Dua jam dari delapan jam kerja berarti seperempat waktu. Seperempat dari empat juta adalah satu juta per bulan — dua belas juta setahun. Setiap tahun. Tanpa henti.

Itu belum termasuk kesalahan yang terjadi karena bosan dan lelah: stok yang salah, pesanan yang tertukar, pelanggan yang tidak kembali. Kerugian seperti itu tidak pernah muncul sebagai baris di laporan keuangan, karena tidak ada yang mencatatnya.

Kalau angka Anda di atas tiga puluh juta setahun, integrasi satu alur biasanya sudah masuk akal secara hitungan — bahkan sebelum menghitung waktu yang bisa dipakai untuk pekerjaan yang lebih berguna.

Kapan justru jangan mulai

Kami lebih sering menolak pekerjaan integrasi daripada menerimanya. Empat keadaan berikut membuat pekerjaan itu hampir pasti membuang anggaran:

• Belum ada kesepakatan internal tentang data mana yang benar. Menghubungkan dua sistem yang masing-masing merasa paling benar hanya membuat perbedaan itu menyebar lebih cepat.
• Salah satu sistem akan diganti dalam enam bulan ke depan. Anda akan membayar dua kali.
• Volumenya kecil dan frekuensinya jarang. Kalau penyalinan data masih sebulan sekali dan belum pernah salah, biayanya lebih murah daripada integrasinya.
• Tidak ada orang di tim Anda yang bisa memberi akses ke sistem. Pekerjaan akan berhenti menunggu izin, bukan menunggu kode — dan itu yang paling sering membuat proyek membengkak.

Kenapa integrasi sering gagal

Bukan karena kodenya sulit. Hampir selalu karena urutan pengerjaannya salah.

Kesalahan paling umum: menghubungkan semuanya sekaligus. Enam sistem, tiga bulan, satu anggaran besar. Ketika satu sistem ternyata menyimpan data dengan format yang tidak pernah didokumentasikan siapa pun, seluruh proyek tertahan.

Cara yang berhasil justru sebaliknya, dan terasa kurang mengesankan saat ditawarkan: ambil satu alur yang paling menyakitkan, selesaikan sampai benar-benar dipakai, ukur apakah waktunya berkurang, baru lanjut ke alur berikutnya.

Pekerjaan pertama biasanya selesai dalam dua sampai empat minggu, bukan berbulan-bulan. Kalau seorang vendor menawarkan proyek integrasi enam bulan sebagai langkah pertama, tanyakan apa yang bisa diselesaikan dalam tiga minggu pertama — dan apakah hasilnya bisa dipakai tanpa menunggu semuanya selesai.

Yang membedakan vendor yang bisa diandalkan

Integrasi bukan pekerjaan sekali jadi. Sistem berubah, API diperbarui, dan data bertambah. Yang menentukan bukan hanya apakah integrasinya berjalan hari ini, tetapi apakah masih berjalan enam bulan lagi.

• Vendor yang baik menanyakan data mana yang benar sebelum menulis kode, bukan sesudah.
• Ia memberi Anda diagram alur data yang bisa Anda tunjukkan kepada tim lain — bukan hanya kode yang tidak terbaca siapa pun kecuali pembuatnya.
• Ia memberi perkiraan waktu untuk tiap alur, bukan satu angka besar untuk semuanya.
• Ia menyebutkan apa yang tidak bisa dikerjakan, dan apa yang akan membuat proyek berhenti.
• Dan yang paling mudah diperiksa: ia bersedia mengatakan bagian mana yang tidak perlu Anda bayar.

Langkah berikutnya, tanpa harus memutuskan apa pun

Kalau hasil uji Anda empat "ya" atau lebih, kirimkan empat hal ini kepada kami. Kami akan menjawab dengan penilaian jujur — termasuk bila kesimpulannya Anda belum perlu integrasi.

• Aplikasi apa saja yang ingin dihubungkan, beserta namanya.
• Satu alur yang paling mengganggu Anda saat ini.
• Siapa yang bisa memberi akses ke masing-masing aplikasi.
• Seberapa sering data perlu berpindah: seketika, tiap jam, atau cukup harian.

Empat hal itu biasanya cukup untuk memberi gambaran pendekatan, perkiraan waktu, dan rentang biaya — tanpa biaya dan tanpa kewajiban apa pun.

Kami menyebut rentang biaya lebih dulu, bukan setelah Anda menandatangani sesuatu. Kalau angka kami tidak masuk, Anda tetap mendapat satu hal yang berguna: kejelasan tentang apa yang sebenarnya dibutuhkan bisnis Anda.