Tujuh pertanyaan sebelum memilih vendor software

Memilih vendor software lebih mirip memilih tukang bangunan daripada memilih produk. Yang menentukan hasil bukan daftar fitur di penawaran, melainkan bagaimana vendor itu bekerja ketika keadaan tidak sesuai rencana.

Dan keadaan hampir selalu tidak sesuai rencana.

Tujuh pertanyaan berikut tidak butuh pengetahuan teknis untuk dinilai. Anda hanya perlu mendengar jawabannya dan memperhatikan apa yang tidak disebutkan.

Cara memakainya: nilai vendor Anda sekarang

Kalau Anda sudah punya vendor — atau sedang menilai calon — beri satu poin untuk setiap pertanyaan yang dijawab dengan jelas, tertulis, dan tanpa diminta.

Hasilnya di akhir artikel ini.

1. Apa yang saya terima di akhir, secara tertulis?

Jawaban baik menyebut hal yang bisa diperiksa: aplikasi yang berjalan, dokumentasi teknis, pelatihan pengguna, dan kode sumber. Kata "kode sumber" penting — kalau tidak disebut, tanyakan.

Jawaban berbahaya: "sistem yang sesuai kebutuhan Anda". Itu bukan janji, itu harapan. Dan harapan tidak bisa ditagih saat proyek meleset.

2. Bagaimana perubahan lingkup ditangani?

Setiap proyek berubah. Yang membedakan vendor baik bukan kemampuan menghindari perubahan, melainkan punya cara mencatatnya: apa yang berubah, berapa tambahan waktunya, berapa tambahan biayanya — dan Anda menyetujuinya sebelum dikerjakan.

Jawaban berbahaya: "tenang, perubahan kecil tidak kami hitung". Kedengarannya murah hati. Kenyataannya, pekerjaan yang tidak dihitung juga tidak dijadwalkan — dan yang terlambat selalu pekerjaan yang tidak dijadwalkan.

3. Siapa yang memiliki kode dan data setelah selesai?

Jawaban yang benar hanya satu: Anda.

Kalau vendor menyimpan kode sumber dan hanya memberi Anda akses ke aplikasi, Anda terkunci. Selama kerja sama berjalan, itu tidak terasa. Begitu Anda ingin pindah — karena harga naik, karena layanan menurun, atau karena vendor tutup — biaya pindahnya adalah membangun ulang dari nol.

Ini pertanyaan yang paling jarang ditanyakan, dan yang paling mahal akibatnya. Tanyakan sebelum tanda tangan, bukan setelah tiga tahun.

4. Berapa biayanya setelah sistem dipakai?

Perangkat lunak tidak berhenti menelan biaya saat serah terima. Server, pembaruan keamanan, perbaikan ketika ada yang rusak, dan penyesuaian ketika aturan bisnis Anda berubah.

Minta angka, bukan kisaran samar. "Sekitar sepuluh persen dari biaya pembangunan per tahun" adalah jawaban. "Tergantung" bukan.

Jawaban berbahaya: tidak disebut sama sekali. Penawaran yang hanya memuat biaya pembangunan sedang menyembunyikan separuh biaya sebenarnya.

5. Boleh saya bicara dengan klien sebelumnya?

Vendor yang percaya pada pekerjaannya tidak keberatan. Kalau ada alasan menolak — dan ada alasan yang sah, misalnya perjanjian kerahasiaan — tanyakan apakah ada cara lain: tangkapan layar, surat keterangan, atau klien yang bersedia dihubungi tanpa menyebut nama proyeknya.

Yang perlu Anda dengarkan dari klien itu bukan pujian, melainkan jawaban atas satu pertanyaan: apa yang paling menjengkelkan selama bekerja dengan mereka?

6. Apa yang terjadi kalau sistem bermasalah setelah serah terima?

Jawaban baik menyebut tiga hal konkret: berapa lama masa garansi, bagaimana cara melaporkan gangguan, dan berapa lama perkiraan tanggapan.

Jawaban berbahaya: "kami selalu siap". Itu bukan komitmen, karena tidak bisa diukur. Komitmen yang tidak bisa diukur tidak bisa ditagih.

7. Apa yang tidak bisa Anda kerjakan?

Ini pertanyaan paling berguna dari ketujuhnya, dan paling jarang diajukan.

Vendor yang menjawab "semuanya bisa" tidak sedang memberi informasi — ia sedang menutup percakapan. Vendor yang jujur akan menyebut batasnya: bidang yang bukan keahliannya, teknologi yang tidak dikuasai timnya, atau jenis proyek yang pernah gagal dan ia tidak mau ulangi.

Justru karena jawaban itu merugikan dirinya sendiri, Anda bisa memercayai sisa jawabannya.

Cara membaca hasilnya

• Nol sampai dua poin — vendor ini akan merepotkan Anda. Bukan mungkin, tetapi hampir pasti. Pertimbangkan mencari yang lain sebelum proyek dimulai, bukan setelah.
• Tiga sampai empat poin — masih bisa diselamatkan. Minta jawaban tertulis untuk pertanyaan yang belum terjawab, dan jadikan itu bagian dari kesepakatan.
• Lima poin atau lebih — lanjutkan, tetapi pastikan semuanya masuk ke perjanjian. Jawaban lisan yang baik masih bisa hilang saat pergantian orang.

Cara kami menjawab ketujuhnya

Kami menuliskan jawaban atas ketujuh pertanyaan ini di dalam ringkasan tertulis sebelum proyek dimulai — bukan karena diminta, tetapi karena itu satu-satunya cara Anda bisa menilai kami dengan adil.

Daftar keluaran dan kode sumber disebut di awal. Perubahan lingkup dicatat beserta dampaknya. Biaya pemeliharaan tahunan disebut bersamaan dengan biaya pembangunan, bukan setelahnya. Masa garansi dan lama tanggapan tertulis.

Dan yang ketujuh: kami akan menyebutkan pekerjaan yang sebaiknya tidak Anda berikan kepada kami. Kami tidak mengerjakan perangkat keras di luar pemasangan jaringan dasar, dan kami tidak mengambil proyek yang tenggatnya tidak masuk akal hanya karena anggarannya besar.

Langkah berikutnya

Kalau Anda sedang menilai vendor dan hasilnya di bawah lima poin, kirimkan penawaran atau ringkasannya kepada kami. Kami akan memberi pendapat jujur tentang bagian mana yang perlu ditanyakan ulang — tanpa biaya, dan tanpa kewajiban memakai jasa kami.

Kalau penawarannya sudah baik, kami akan bilang sudah baik. Itu memang bukan jawaban yang menguntungkan kami hari ini, tetapi perusahaan yang bertahan lama dibangun dari klien yang tidak merasa dibohongi.