Software custom atau aplikasi siap pakai: cara memilih

Ada satu tanda yang hampir selalu benar. Kalau Anda sudah mencoba dua atau tiga aplikasi siap pakai dan semuanya "hampir cocok", masalahnya biasanya bukan di aplikasinya.

Yang hampir cocok itu sebenarnya tidak cocok, hanya mirip. Dan setiap aplikasi yang hampir cocok menuntut hal yang sama: tim Anda yang berubah, bukan aplikasinya.

Mulai dari satu pertanyaan, bukan dari daftar fitur

Jangan mulai dengan "fitur apa yang saya butuhkan". Mulai dengan pertanyaan ini: apakah cara kerja saya yang membuat saya menang, atau apakah cara kerja saya sama saja dengan pesaing?

Kalau cara kerja Anda sama dengan pesaing, beli aplikasi siap pakai. Anda tidak sedang membangun keunggulan, Anda sedang mengejar ketertinggalan — dan untuk itu aplikasi siap pakai selalu lebih cepat dan lebih murah.

Tapi kalau ada satu hal dalam cara kerja Anda yang membuat pelanggan memilih Anda — cara Anda menghitung harga, cara Anda menyimpan stok, cara Anda menyetujui pengeluaran — di situlah aplikasi siap pakai akan menghambat, bukan membantu.

Ketika siap pakai jelas lebih baik

Contoh paling jelas: kasir. Hampir semua toko memerlukan hal yang sama — pindai barang, hitung total, cetak struk, catat siapa yang menjual. Tidak ada keunggulan bersaing di situ.

Aplikasi kasir siap pakai berharga sekitar seratus sampai lima ratus ribu rupiah per bulan. Aplikasi kasir buatan sendiri mulai dari puluhan juta, plus biaya perawatan tiap tahun. Selisihnya bukan sedikit — bisa sepuluh kali lipat dalam tiga tahun.

Hal yang sama berlaku untuk penggajian, absensi, dan pembukuan sederhana. Semua itu sudah punya polanya sendiri, dan ribuan usaha lain memakai pola yang sama.

Ketika custom justru lebih murah

Ini bagian yang paling sering diabaikan: software custom kadang lebih murah, bukan lebih mahal.

Ambil contoh distributor yang punya tiga gudang. Setiap hari, satu orang menyalin angka stok dari sistem gudang ke spreadsheet, lalu mengirimkannya ke kantor pusat. Pekerjaan itu memakan dua jam. Kalau ada satu orang dengan biaya empat juta sebulan yang separuh waktunya habis untuk itu, artinya Anda membuang sekitar dua puluh empat juta setahun — setiap tahun, tanpa henti.

Sistem kecil yang menyatukan ketiga gudang mungkin berharga tiga puluh sampai lima puluh juta sekali bangun. Dalam dua tahun, biayanya sudah kembali. Setelah itu, Anda menghemat terus.

Hitungan seperti ini yang jarang dilakukan, karena biaya penyalinan data tidak pernah muncul sebagai baris tersendiri di laporan keuangan. Ia muncul sebagai lembur, sebagai kesalahan stok, sebagai pelanggan yang kecewa karena barang yang dipesan ternyata kosong.

Tiga angka yang perlu Anda minta sebelum memutuskan

Vendor mana pun — untuk siap pakai maupun custom — sebaiknya bisa menjawab tiga hal ini dengan angka, bukan dengan kata sifat.

• Berapa lama sampai sistem bisa dipakai sehari-hari, dihitung dari hari kesepakatan, bukan dari hari mulai menulis kode.
• Berapa biaya total selama tiga tahun: bangun atau langganan, ditambah penyesuaian, ditambah perawatan.
• Berapa biaya keluar: kalau Anda berhenti memakai atau pindah vendor, bagaimana data Anda dikeluarkan dan dalam bentuk apa.

Pertanyaan ketiga yang paling jarang ditanyakan, padahal paling menentukan. Banyak perusahaan menemukan bahwa data mereka tidak bisa diekspor dalam bentuk yang berguna setelah tiga tahun bersama satu vendor, dan biaya pindahnya ternyata lebih besar daripada biaya berlangganan yang mereka hindari.

Jalan tengah yang jarang ditawarkan

Pilihannya tidak harus salah satu dari dua. Pola yang umum — kasir, akuntansi, penggajian — pakai yang siap pakai. Bagian yang benar-benar khas — cara Anda menghitung komisi, cara Anda mengatur pengiriman, cara Anda menyetujui pembelian — bangun sendiri, lalu sambungkan ke yang siap pakai lewat API.

Pendekatan ini jarang ditawarkan karena tidak menjual sebagai satu paket yang rapi. Padahal untuk banyak perusahaan, inilah yang paling murah dan paling tahan lama: Anda tidak membayar untuk membangun ulang yang sudah ada, dan tidak dipaksa berhenti memakai cara kerja yang membuat Anda menang.

Tanda bahaya dalam penawaran

Kalau penawaran tidak menyebutkan apa yang akan Anda terima secara tertulis, berapa lama, dan berapa biayanya setelah sistem jadi — jangan tanda tangan dulu.

Kalau vendor mengatakan semuanya bisa dikerjakan tanpa bertanya lebih dulu tentang cara kerja Anda, itu bukan keyakinan, itu ketidaktahuan. Pekerjaan yang dimulai tanpa pemahaman akan berakhir dengan perubahan lingkup berulang, dan biaya yang membengkak tanpa hasil yang jelas.